AMS SteuerNews

… oder wie bekommen Sie Ihr Mahnwesen in den Griff?

Ein Problem, das alle kennen. Kunden (oder auch Geschäftspartner) zahlen nicht, oder erst sehr spät. Dadurch ist die finanzielle Situation im Betrieb nicht immer einfach und bringt so manches Unternehmen selbst in Zahlungsschwierigkeiten.

Wie können Sie vorbeugen?

1. Vorsichtsmaßnahmen
Große Aufträge (z.B. mit hohem Materialanteil) gegen Vorkasse oder Schritt für Schritt mit Abschlagsrechnungen. Vor der Lieferung prüfen, ob der Kunde überhaupt zahlungsfähig ist.
Weitere, neue Aufträge nur dann bearbeiten, wenn die vorherigen Aufträge abgerechnet und bezahlt wurden. Prüfen, ob der Abschluss einer Forderungsausfall-Versicherung sinnvoll ist.

2. Organisation
Klare Vereinbarung über den Preis, die Zahlungsmodalitäten und die Art bzw. Qualität der Lieferung/Leistung mit dem Kunden.
Rechnungen zügig, also sofort nach Fertigstellung des Projekts stellen.

3. Straffes Mahnwesen
Nach gesetzlicher Regelung (§286 BGB) kommt der Schuldner einer Geldforderung grundsätzlich spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug.
Voraussetzung ist aber, dass die Leistung vollständig und unstrittig erbracht wurde.
Auf der Rechnung sollte also unbedingt stehen, wann die Zahlung fällig ist.

Hat der Schuldner bis zu diesem Termin nicht bezahlt, kommt er automatisch in Verzug und Sie können:
- den Verzugsschaden geltend machen (Verzugszinsen)
- das gerichtliche Mahnverfahren einleiten (Mahnbescheid beantragen)
Freundlichkeit siegt…
Wenn Sie ihren Auftrag erledigt haben, melden Sie sich ein paar Tage später und fragen den Kunden ob alles in Ordnung ist, und ob er mit ihrer Leistung zufrieden war (Das ist aktives Marketing und fördert die Kundenbindung!!)
Kurz vor Eintritt des Verzugs rufen Sie bei ihrem Kunden an, weisen ihn auf die Zahlungsfrist hin und vergewissern sich, dass ihm die Rechnung auch tatsächlich vorliegt.
Falls der Kunde nicht bezahlen kann, versuchen Sie (wenn das finanziell bei Ihnen möglich ist) eine konkrete Ratenzahlung schriftlich zu vereinbaren.
Nach dem Eintritt des Verzugs schicken Sie eine! schriftliche Mahnung, setzen eine Nachfrist zur Zahlung (10-14 Tage) und teilen dem Kunden mit, dass nach Ablauf dieser letzten Frist ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet wird.

4. Fazit
Es gibt keinen Widerspruch zwischen einem klaren und strukturierten Kommunikationsverhalten in Rechnungs-Angelegenheiten und einer guten Kundenbeziehung. Im Gegenteil! Wenn Sie ihre Leistung ordentlich erbracht haben, sollte die Gegenleistung selbstverständlich sein. Seien Sie selbstbewusst und bestehen Sie auf einer fristgerechten Bezahlung. Es kann und darf nicht sein, dass Schuldner mit solchen Methoden ehrliche Geschäftsleute schädigen.

Esther Spahn Steuerberater