Der Ablauf bei der Beantragung von Sozialleistungen soll zukünftig wesentlich vereinfacht werden. Die zuständigen Behörden werden dann die erforderlichen Daten direkt aus einem bereits vorhandenen Datenbestand abrufen können. Seit Beginn dieses Jahres müssen hierfür alle Arbeitgeber diese Daten bei jeder Lohnabrechnung bereitstellen. Der Name des Verfahrens ELENA steht dabei für Elektronischer Entgeltnachweis.
Laut Gesetzesbegründung sollen die deutschen Unternehmen durch das ELENA-Verfahren künftig um 85,6 Mio. Euro pro Jahr entlastet werden. Diese Entlastung stammt aus dem künftigen Wegfall der Verpflichtung der Arbeitgeber zur Erstellung verschiedener Bescheinigungen. Derzeit werden von den Arbeitgebern rund 60 Millionen solcher Bescheinigungen jährlich erstellt. Ab sofort müssen stattdessen monatlich genau definierte Datensätze mit den Abrechnungsdaten aller Arbeitnehmer (”Multifunktionaler Datensatz”) an die Zentrale Speicherstelle (ZSS) übertragen werden. Die Zentrale Speicherstelle ist bei der Deutschen Rentenversicherung Bund angesiedelt. Die Arbeitgeber haben die Daten ab sofort zu übermitteln, der Wegfall der Bescheinigungspflichten folgt allerdings erst ab Beginn des Jahres 2012.
Da mit ELENA bei der Zentralen Speicherstelle die größte deutsche Datenbank entstehen wird, werden allerdings auch erhebliche Datenschutzbedenken diskutiert. In dieser Diskussion wird ELENA dann auch häufig als “Datenmonster” oder “Datenkrake” etc. bezeichnet.
Bedenken der Datenschützer bestehen zum einen bezüglich der erhobenen Daten. Geändert wurde deshalb schon unter anderem, dass an Stelle der zunächst geforderten gesonderten Angaben zu Streiktagen nun doch nur “allgemeine Fehlzeiten” gemeldet werden müssen. Zum anderen wird geltend gemacht, dass der Datenschutz bei ELENA nicht gewährleistet sei und hier Daten von 40 Millionen Arbeitnehmern zusammengetragen werden, die vielfach für den vorgesehenen Zweck überhaupt nicht benötigt werden. Diese Befürchtungen teilen teilweise auch prominente Politiker wie der ehemalige Bundesinnenminister Gerhard Baum oder der aktuelle Baden-Württembergische Justizminister Prof. Goll, der in Monitor (WDR)mit folgender Aussage zitiert wurde: “Ich garantiere Ihnen, alle Daten, die erhoben werden, werden hinterher für andere Zwecke genutzt, als es ursprünglich im Gesetz drinsteht. Das habe ich bisher in jedem Fall so erlebt und das hat mich eigentlich zu dem Punkt gebracht, dass ich heute sage, nur ein Datum, was nicht erhoben wird, ist wirklich geschützt.”
Vom federführenden Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie wird dagegen versichert, dass der Datenschutz bei ELENA oberste Priorität besitzt und auch gewährleistet ist. So werden die Daten anonymisiert gespeichert, wodurch eine Verbindung von Daten zu Personen für Unbefugte ausgeschlossen sei. Erst wenn der Bürger mit einer Signaturkarte die Zustimmung zur Abfrage seiner Daten gegeben und der zuständige Sachbearbeiter ebenfalls mit Signaturkarte seine Berechtigung nachgewiesen hat, können die Daten des Antragstellers abgerufen werden.
Die Abrufmöglichkeit bewirkt auch eine Ersparnis bei den Behörden: Der Sachbearbeiter muss nicht mehr die Bescheinigungen der Arbeitgeber prüfen und, sofern sie richtig und vollständig sind, im System erfassen, sondern hat gleich die vollständigen Daten zur Berechnung der Ansprüche vorliegen. Damit werden auch Fehlerquellen vermieden.
Auch für den Antragsteller hat das neue Verfahren Vorteile: Er muss nicht auf die Bescheinigung des (ehemaligen) Arbeitgebers warten und das Verfahren wird wesentlich beschleunigt. Außerdem erfährt der Arbeitgeber nicht, dass sein Arbeitnehmer Sozialleistungen beantragt hat. Diesbezüglich wird sogar ein besserer Datenschutz erreicht.
Für Arbeitgeber bedeutet das neue Verfahren zunächst vor allem eine erhebliche Mehrbelastung durch die Erfassung zusätzlicher Daten und die Übermittlung wesentlich größerer Datenmengen. Auch die Korrektur fehlerhafter Meldungen wird in der Anfangsphase zu einiger Belastung führen. Der spätere Wegfall der zu erstellenden Bescheinigungen wird dies aber hoffentlich überwiegen.
Ihr Steuerberater unterstützt Sie natürlich auch bei diesen neuen Anforderungen, die Sie als Arbeitgeber zu erfüllen haben.
Cord-Ulrich Stern
Schwind + Partner
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