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Haben Sie auch schon mal ein paar Urlaubstage an eine Dienstreise angehängt? Bis vor kurzem konnte hierdurch die Abzugsfähigkeit nahezu aller Reisekosten entfallen.

Grund hierfür ist das Abzugsverbot für private Kosten und die durch Rechtsprechung gefestigte Auffassung der Finanzverwaltung, dass Kosten nur aufgeteilt werden können, “wenn objektive Merkmale und Unterlagen eine zutreffende und leicht nachprüfbare Trennung ermöglichen, und wenn außerdem der berufliche Nutzungsanteil nicht von untergeordneter Bedeutung ist.”

Diese Anforderung, die der Bundesfinanzhof schon 1970 formuliert hat, schließt in vielen Fällen die Anerkennung von Aufwand als Werbungskosten oder Betriebsausgaben aus. Beispiele hierfür sind Feiern, zu denen sowohl Freunde als auch Geschäftspartner eingeladen werden oder eben auch Reisen, die sowohl beruflichen als auch privaten Zwecken dienen.

Konnte bisher nicht eindeutig belegt werden, dass die Reise (nahezu) ausschließlich aus beruflichen Gründen angetreten wurde, erkannte das Finanzamt nur die eindeutig beruflichen Kosten an. Damit wurden dann zwar die Teilnahmegebühren für den Kongress oder die Eintrittskarten für die Messe vom Finanzamt anerkannt, aber die gesamten Fahrtkosten und Kosten für Verpflegung blieben unberücksichtigt.

Gründe, die berufliche Veranlassung anzuzweifeln gibt es viele: Das Tagungsprogramm, das zu viel Zeit zur freien Verfügung lässt, oder der mitreisende Ehepartner sind Anzeichen für eine private Veranlassung. Auch der Tagungsort spielt eine Rolle bei der Betrachtung des Finanzamts. So werden Kongresse an touristisch interessanten Orten besonders gerne unter die Lupe genommen. Die Zusammensetzung der Teilnehmer bietet ebenfalls Ansatzpunkte: Teilnehmer aus unterschiedlichen Berufsfeldern oder die Teilnahme von Privatpersonen können nach der Finanzverwaltung ebenfalls ein Beleg für die private Veranlassung einer Veranstaltung sein.

Der Nachweis der beruflichen Veranlassung ist auch heute noch erforderlich, um berufliche Reisekosten beim Finanzamt geltend machen zu können. Die Veränderung zugunsten der Steuerzahler hat der Bundesfinanzhof mit am 13.1.2010 veröffentlichtem Beschluss in anderer Weise bewirkt:

Der Große Senat des BFH lässt jetzt zu, dass der Aufwand für sowohl beruflich als auch privat veranlasste Reisen aufgeteilt werden darf. Wenn also jetzt nach fünf Tagen Kongressteilnahme (mit stramm geregeltem Programm und nicht zu viel Freizeit) noch zwei Tage Urlaub am Kongressort angehängt werden, können sowohl 5/7 der gesamten Fahrtkosten, als auch die Pauschalen für Verpflegung an den fünf Kongresstagen steuerlich geltend gemacht werden.

Schwieriger wird die Aufteilung sicher, wenn die beruflichen Termine nur halbtags stattfinden und der Rest des Tages privaten Interessen dient. Damit dürften zwar die Reisekosten immer noch aufteilbar sein, aber die Verpflegungspauschalen werden dann vermutlich nicht anerkannt.

Generell gilt: Sammeln Sie bei beruflichen Reisen so viele Belege wie möglich, um den beruflichen Bezug nachzuweisen. Programme, Tagungsunterlagen, Teilnehmerlisten etc. können bares Geld wert sein.

Weitere Fragen beantwortet Ihnen gerne Ihr Steuerberater.